In gesprek met Cees Folkerts van GKv Assen-Zuid
De Scipio App is populair en wordt door steeds meer gemeenten gebruikt. De app biedt eindeloos veel mogelijkheden. Heel veel mensen hebben als kerklid ervaring met de app op de smartphone, maar wat komt er allemaal bij kijken vanuit de beheerderskant? Op welke manieren geeft men invulling aan de beheerdersrol? Welke modules zijn populair? Wat zien beheerders als de belangrijkste meerwaarde van de Scipio App? In een serie interviews met appbeheerders van verschillende gemeenten wordt antwoord gegeven op deze en andere vragen.
Voor dit tweede deel spraken we met appbeheerder Cees Folkerts van GKv Assen-Zuid. De Scipio App wordt in deze gemeente zeer breed ingezet. Er is soms zelfs zoveel keuze uit modules dat het even zoeken is naar de juiste weg. Gelukkig weten de appbeheerders er wel raad mee. “Inmiddels hebben we al verschillende gemeenten getoond hoe wij de app gebruiken en hen voorzien van advies.”
1: Waarom heeft uw gemeente voor de Scipio App gekozen?
In 2015 is gekozen voor Scipio Online voor de ledenadministratie. Tot dat moment werd daar Microsoft Excel voor gebruikt. Op een gegeven moment, in 2017, gingen de diakenen op zoek naar een app om digitaal te kunnen collecteren. Het lag voor de hand om daar de Scipio App voor te gebruiken. De integratie met de ledenadministratie was daarbij een belangrijk voordeel. Mede vanwege het in werking treden van de AVG en het vaststellen van een Beleidsvisie Bescherming Persoonsgegevens, waardoor er geen gedrukte gemeentegids meer zou worden uitgegeven. Op basis van deze redenen is de Scipio App in februari 2019 in bedrijf gesteld. Momenteel hebben we vijfhonderdtwaalf gebruikers van de Scipio App. Dit op een ledental van ruim negenhonderd leden, inclusief kinderen. Een hoog aantal dus.
2: Waarvoor gebruiken jullie de Scipio App binnen de gemeente?
Momenteel gebruiken we de Scipio App voor: gemeentenieuws, Deel-Je-Moment, verjaardagen, contactmogelijkheden voor de gemeenteleden, collecte, het kerkblad, live-kerkdiensten volgen, archief voor het terugkijken van kerkdiensten, regelingen en beleidsstukken, de kerkelijke agenda, algemene gegevens, inzicht in taken en activiteiten van de dienstgroepen, een rubriek Lichtpuntjes met zang- en muziekopnames. Ook gebruiken verschillende kringen de chatfunctie van de Scipio App, dat wil zeggen: de Deel-Je-Moment module is hierbij ingesteld voor een bepaalde groep. We zijn momenteel bezig de Vaste Vrijwillige Bijdrage (toezeggingen) ook te organiseren via de Scipio App.
3: Vertel eens iets over uw rol als beheerder. Hoe zien deze werkzaamheden eruit? Wat vindt u zo leuk aan deze rol?
We hebben twee dagelijkse beheerders en daarnaast nog enkele beheerders voor een specifieke module. Ook zonder hiërarchische indeling loopt alles gelukkig op rolletjes, dankzij duidelijke afspraken. Het beheer bestaat voornamelijk uit het bijhouden van de rubrieken Nieuws en Deel-Je-Moment. Op basis van afspraken met de ledenadministrateur worden ook eenvoudige wijzigingen bijgehouden in Scipio Online. Denk hierbij aan: telefoonnummers, e-mailadressen, voornamen en kringindelingen. Beide appbeheerders zijn ook beheerder in Scipio Online. Recent hebben we de indeling en opmaak van de app aangepast naar een opzet die het makkelijker maakt om de gewenste informatie te vinden. Zodoende kon het aantal rubrieken/tabbladen worden teruggebracht.
4: Hoe vaak (gemiddeld) wordt de app in uw gemeente dagelijks geraadpleegd?
Dagelijks maken gemiddeld tweehonderdveertig leden gebruik van de Scipio App.
“De Scipio App is een belangrijk contactmedium gebleken in coronatijd.”
5: Als u één module van de Scipio App in de spotlight zou mogen zetten, welke zou dit dan zijn? En waarom juist deze module?
De modules Deel-Je-Moment (4100 keer per maand), de Verjaardagen (3300 keer per maand) en de Leden (en Kringen)lijst (3000 keer per maand) worden veruit het meest bekeken. De berichten in Deel-Je-Moment variëren van (foto)verslagen van allerlei activiteiten in de gemeente tot oproepen, bedankjes en aankondigingen, etc. We hebben een protocol voor de aard van de te plaatsen berichten.
6: Wat is volgens u de belangrijkste meerwaarde van de Scipio App?
Het is een belangrijk contactmedium gebleken in coronatijd. Dat is het ook nu nog en het gebruik neemt nog steeds toe. Belangrijk daarbij is de bescherming van persoonsgegevens tegen gebruik van die gegevens buiten de gemeente. Hoewel de Scipio App vooral bedoeld is voor de contactmogelijkheden tussen de gemeenteleden, is de mogelijkheid om je profiel geheel of gedeeltelijk af te schermen handig. Daarnaast vervuld het een belangrijke rol, met betrekking tot het delen en actueel houden van diverse informatiestromen door leden onderling. De voormalige gemeentegids verscheen slechts 1 keer per jaar.
7: Wat voor tips heeft u voor andere gemeenten die de Scipio App gebruiken?
Wij hebben ons bij de opzet en het invoeren van de Scipio App goed laten informeren door een gemeente die de app al gebruikte. Inmiddels hebben we al verschillende gemeenten getoond hoe wij het gebruiken en hen voorzien van advies.
8: Heeft u verder nog iets te melden/vertellen over de Scipio App?
Het vergt soms wat inspanning om te bepalen welke module je voor welk doel wilt/kunt gebruiken. Sommige modules kunnen voor meerdere doeleinden worden ingezet, dit is een kwestie van uitproberen.
