VEZwolle gaat voor maximale betrokkenheid met Scipio App Premium

Met de uitbraak van het coronavirus, voorjaar 2020, kwam het aantal aanmeldingen voor de Scipio App in een stroomversnelling. Voor veel gemeenten was de app hét perfecte alternatief voor het gebrek aan fysieke bijeenkomsten. Een van de gemeenten die we in die periode hebben mogen verwelkom is VEZwolle. Inmiddels maken ze alweer ruim vier jaar enthousiast gebruik van Scipio App Premium – en met succes! De VEZwolle-app is uitgegroeid tot een begrip binnen de gemeente en bovendien, met duizenden actieve leden en honderden sessies per dag, onmisbaar gebleken. Deze orde van grootte vraagt natuurlijk om vakkundig beheer. We spraken met Arianne Lagerburg, sinds een paar jaar actief als appbeheerder bij VEZwolle. Arianne ziet dat de app mensen ook daadwerkelijk dichter bij elkaar brengt. “Het afgelopen jaar zijn er diverse groepen toegevoegd die vanuit een verlangen en gezamenlijke interesse zijn ontstaan en verbinding geven.”

Het hoofdkwartier van VEZwolle, hemelsbreed een paar honderd meter van de A28, is makkelijk te herkennen. Wie de wapperende VEZ-vlag heeft gemist kan het altijd nog aflezen aan de ingang, waar groot “VEZ Centrum” boven staat. Eenmaal binnen worden we opgewacht door Arianne, ze loodst ons verder naar een lange gang met meerdere kamers. Het kleurrijke interieur met grote banken valt op. De ruimte heeft het steriele van een huisartsenpraktijk maar oogt tegelijkertijd niet ongezellig. We nemen plaats aan een tafel in een van de kamertjes. Allereerst zijn we benieuwd hoe de keuze voor de Scipio App bij VEZwolle precies tot stand is gekomen. Arianne: “De gemeente maakte eerder gebruik van een ander platform, maar dat voldeed niet. Toen corona uitbrak was er plotseling vraag naar een app waarmee leden digitaal kunnen samenkomen. Er is een tijdje gezocht en uiteindelijk is de keuze gevallen op de Scipio App. In juni 2020 zijn we van start gegaan.”
Waarvoor gebruiken jullie de Scipio App?
“Onder meer voor de weekagenda en het delen van VEZ Nieuws, het delen van kringmateriaal en een gebedslijst voor zieken. Ook zetten we in op de groepenmodule, het gebruik hiervan is de laatste tijd flink toegenomen. De eerste groep was het digitale prikbord wat een groot succes is omdat ieder gemeentelid daar haar/zijn eigen bericht kan plaatsen binnen de daar geldende afspraken.”

Binnen VEZwolle is Arianne niet de enige appbeheerder, dit doet ze samen met een collega. Het kleine team bespreekt tussentijds de voortgang. “Samen sparren we over het inrichten van modules of in het algemeen bekijken we hoe dingen beter kunnen. Met als uiteindelijk doel natuurlijk het bevorderen van het gebruik. Niet-actieve leden proberen we te betrekken door ze proactief te benaderen, via de socials, een slide op de beamer op zondag en de app zelf.”
Het woord ‘community’ valt, een term die wel vaker wordt gebruikt in relatie met de Scipio App. Arianne beschrijft een mooie praktijkcase. “We hebben inmiddels diverse nieuwe groepen zoals Kinderwerk,  GOUD Vrouwen, Evangelisatie, diverse wijkgerichte groepen, motorrijders. Een mooi voorbeeld van hoe de groepenmodule kan werken.”

• Arianne Lagerburg, appbeheerder bij VEZwolle

Verkeerde module
Vertel eens iets over uw rol als appbeheerder. Hoe zien deze werkzaamheden eruit? Wat vind u zo leuk aan deze rol? “Het is vooral mooi om de interactie van dichtbij mee te maken, om te zien wat er allemaal speelt binnen de gemeente. Natuurlijk kun je soms te maken krijgen met lastige situaties of negatieve berichten, maar dan is er altijd wel weer een oplossing. Het is belangrijk om de app aantrekkelijk in te richten, zodat het voor leden ook leuk is om erin te kijken. Onderaan de streep draait het om het maken van verbinding, op een digitale manier. Uiteindelijk heeft het appbeheer natuurlijk ook een praktische kant, bepaalde zaken moeten geregeld worden. Zo vergeten mensen nog wel eens om zich uit te schrijven wanneer ze verhuizen, of plaatsen ze iets in een verkeerde module. En het is aan ons om evenementen aan te kondigen. Zo heb ik net een aankondiging van een gemeenteavond via de app eruit gestuurd. Op dit soort avonden worden gemeentelijke nieuwtjes besproken, dus dat is voor veel leden interessant.”

Stijgende statistieken
De betrokkenheid van de leden laat zich misschien nog wel het beste uitdrukken in cijfers. Samen met Arianne kijken we naar een overzicht van de statistieken. De resultaten liegen er niet om: VEZwolle heeft ruim vijfduizend actieve leden die de app gebruiken, gemiddeld kan er gerekend worden op meer dan vijfhonderd (!) sessies per dag. Ook zijn er bijna vijftig gastgebruikers per dag die een kijkje komen nemen. Arianne: “Gedurende het jaar zijn er eigenlijk twee momenten waarop de statistieken nóg verder omhoog schieten: rond Pasen en met Kerst.”

Onmisbare schakel
Als u één module in de spotlight zou mogen zetten, welke zou dit dan zijn?
Na een korte stilte: “Dan ga ik toch voor de groepenmodule, vanwege het stukje verbinding. We merken gewoon dat leden connectie met anderen erg belangrijk vinden. Het gaat dan met name om contact met mensen uit de eigen omgeving (zoals de wijk). Op basis van interesse en vanuit een verlangen kan een nieuwe community/groep ontstaan. Zo heeft iemand het initiatief genomen om eenzaamheid te verslaan, anderen te ontmoeten, samen leuke dingen te doen en zo het alleen-zijn te doorbreken.”
Wat is volgens u in het algemeen de meerwaarde van de app?
“Voor de informatie en communicatie is het een onmisbare schakel. Wat in de app staat, staat niet op onze website. Leden hebben er dus ook belang bij om er gebruik van te maken. Anders missen ze wellicht belangrijke informatie. We hebben ook plannen om de agenda te gaan koppelen via een feed, zodat die automatisch wordt bijgewerkt. Dit doen we nu nog allemaal met de hand. Voor mensen die nieuw zijn binnen de gemeente is de app een belangrijk oriëntatiepunt. Regelmatig schrijven we nieuwe leden in die al enige tijd gastgebruiker zijn geweest, en op die manier over de streep zijn getrokken.”

Tot slot: wat voor tips heeft u voor andere gemeenten die de Scipio App gebruiken?
“Inventariseer eerst goed waar de behoeftes liggen. Wat vinden leden belangrijk? Wat speelt er in de gemeente? Dat onderzoek is belangrijk, omdat je daar bepaalde keuzes op af kunt stemmen. Geef leden daarnaast de tijd om te wennen aan de app, dat is echt een proces. Als er eenmaal vertrouwen is komt de rest vanzelf op gang, dan krijgt je automatisch betrokkenheid.”